KI-gestützte Ausschreibungsprozesse
für Handel und Industrie
Mit XS Tender Matching können Sie Ausschreibungen deutlich schneller bearbeiten, indem Ausschreibungspositionen passende Artikel automatisiert per KI zugeordnet werden. Das Modul gleicht die Positionen aus dem Leistungsverzeichnis mit Ihrem Sortiment in der Deep Search der XS Cloud ab, so reduziert sich der manuelle Rechercheaufwand erheblich und Angebote lassen sich schneller und konsistenter erstellen.
XS Tender Matching
Die Bearbeitung von Ausschreibungen ist häufig mit hohem manuellem Aufwand verbunden, da bei großen und dynamischen Sortimenten die Zuordnung passender Artikel zu Ausschreibungspositionen komplex und zeitintensiv ist. Fehlende Automatisierung und begrenzte Kapazitäten führen dazu, dass Ausschreibungen teilweise gar nicht bearbeitet werden oder sich Durchlaufzeiten deutlich verlängern. Mit XS Tender Matching wird dieser Prozess deutlich beschleunigt: Das Modul ermöglicht eine KI-gestützte, automatisierte Artikelzuordnung für einzelne Positionen oder komplette Leistungsverzeichnisse, indem Ausschreibungspositionen mit passenden Artikeln aus der Deep Search der XS Cloud abgeglichen werden. Dadurch entfällt ein Großteil des manuellen Abgleichs, der Bearbeitungsaufwand sinkt erheblich und Angebote können schneller und effizienter erstellt werden.
Use Cases
Handel
Großhändler profitieren von der automatisierten Zuordnung passender Artikel aus umfangreichen, markenübergreifenden Sortimenten, indem Ausschreibungspositionen strukturiert analysiert und unabhängig von uneinheitlichen Bezeichnungen, Normen oder Artikelnummern mit dem eigenen Portfolio abgeglichen werden. Das Tender Matching identifiziert geeignete Produkte sowie technisch gleichwertige Alternativen, reduziert manuellen Recherche- und Abstimmungsaufwand erheblich und ermöglicht eine schnellere, vollständigere und konsistentere Bearbeitung auch komplexer Ausschreibungen.
Industrie
Hersteller können ihre eigenen Produktportfolios gezielt und effizient auf Ausschreibungspositionen matchen, indem technische Anforderungen, Normen und Leistungsparameter systematisch mit den eigenen Produkten verglichen werden, auch dann, wenn diese nicht explizit genannt sind. Dadurch lassen sich passende und gleichwertige Lösungen präzise in Angebote einbringen, die Sichtbarkeit der eigenen Produkte in Projekten erhöhen und die Chancen auf Berücksichtigung in Ausschreibungen und Angebotsprozessen deutlich verbessern.
Fakten
Nahtlose Integration
XS Tender Matching kann nahtlos an Ihre bestehenden Systeme wie CRM oder ERP per WebService oder Widget integriert werden. So muss Ihr Innendienst nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln und eine nahtlose Datenverarbeitung ist gewährleistet.
Automatisierte Zuordnung
Die KI-basierten Artikelvorschläge werden direkt aus der Artikelsuche innerhalb der Deep Search Ihrer XS Cloud gesucht und den Positionen zugeordnet.
Private KI-Modell
Das Modul wird in Ihrer XS Cloud integriert. Somit ist auch ein individuelles KI-Training - etwa für Handelsmarken - möglich und die Datensicherheit weiterhin gewährleistet.
Vorteile
Höheres Umsatzpotenzial
Es können mehr Angebote bearbeitet werden - auch Angebote, die sonst wegen Zeitmangel wegfielen. Dies steigert das Umsatzpotenzial.
Zeitersparnis
Angebotserstellung ist bis zu 5x schneller. Somit wird weniger Personal benötigt und die Auswirkungen des Fachkräftemangels werden effektiv kompensiert.
Automatisierte Produktsuche
Die KI übernimmt die zeitaufwendige Suche und Zuordnung – Fehler werden minimiert, Mitarbeitende entlastet.
Höhere Datenqualität
Die Angebotsqualität steigt durch transparente und vollständige Produktinformationen.
Objektive Produktauswahl
Die Produktauswahl wird objektiv, transparent und wiederholbar – unabhängig vom Erfahrungsstand einzelner Mitarbeiter.
Treffsicheres Matching
Das jeweils am besten passende Produkt wird zuverlässig identifiziert – für transparente, vollständige und überzeugende Angebote.
Pilotphase
Interesse? Derzeit bieten wir die Möglichkeit, das Produkt im Rahmen einer Pilotphase zu testen. Ziel ist es, den Mehrwert des Tender Matchings anhand realer Daten und Ausschreibungen praxisnah zu evaluieren. Der Ablauf der Pilotphase gestaltet sich wie folgt:
Die Pilotphase beginnt mit einer gemeinsamen Einführung, gefolgt von einer Datenqualitätsprüfung durch das Service-Team, das eine Empfehlung ausspricht, ob und in welchem Umfang eine weitere Datenaufbereitung erforderlich ist. Anschließend wird das XS-Modul eingerichtet, inklusive Datenaufbereitung, KI-Training und Qualitätstests. Die Ergebnisse werden abschließend gemeinsam ausgewertet und bilden die Grundlage für die Planung des weiteren Vorgehens.
